Så automatiserar du koncernens redovisning

Med ett bra system för koncernredovisning kan du när som helst se hur det går för såväl hela koncernen som enskilda verksamheter. Men då måste rapporteringen till koncernsystemet automatiseras.
Arbetet handlar dels om teknik, det vill säga att få data att flöda från bolagens ekonomisystem till koncernsystemet. Men också om interna processer, som att enas om en gemensam koncernkontoplan, och att använda samma terminologi.
– Här stöter många på utmaningar. Men när arbetet väl är gjort finns det stora värden att hämta hem, till exempel inga eller få avstämningsfel och mycket bättre spårbarhet i siffrorna. Och självklart sparar man också tid genom att det manuella arbetet minskar, säger Paul Heveus på Aaro Systems, som utvecklar ett system för koncernredovisning.

Här är tre viktiga saker som behövs för en automatiserad koncernredovisning

1. Koncernkontoplan

Bolagen i en koncern har i regel olika namn på olika konton. Men om exempelvis kontot ’Extern försäljning’ har olika kontonummer i koncernens olika ekonomisystem kan det leda till felaktigheter. Den externa försäljningen bör rapporteras till samma konto i det koncerngemensamma systemet.

En enkel lösning är att bolagen lägger till ett fält som heter ”koncernkonto” i ekonomisystemen, där de anger vilket konto i det koncerngemensamma systemet som siffrorna ska rapporteras till.

– Ha som regel att alla nya underkonton till koncernkontot måste peka någonstans. Då blir rapporteringen inte bara automatiserad, du slipper också sitta med en massa data som inte hör hemma någonstans, säger Paul Heveus.

2. Gemensam konto-terminologi

Terminologin brukar också skilja sig åt mellan olika bolag i samma koncern. Om till exempel kontot ”bil” betyder en bil med däck hos ett dotterbolag, och en bil utan däck i ett annat, bidrar det till onödigt extraarbete.

– Då får någon på koncernnivå sitta och vara kreativ för att slå ihop rapporterna, säger Paul Heveus.

Med ett system för koncernredovisning behöver bolagen enas om gemensamma begrepp på alla konto-dimensioner. Ett sådant förändringsarbete kräver att alla berörda är med på tåget och ser fördelarna.

– Då blir rapporterna rätt direkt, och det blir mycket enkelt att analysera olika utfall, säger Paul Heveus.

3. Säkra IT-lösningar

Ibland krävs det viss teknisk handpåläggning för att få ut informationen ur ekonomisystemen på ett automatiserat och strukturerat sätt. Men det går oftast ganska lätt att lösa, menar Paul Heveus.

En större fråga är hur informationen sedan ska flöda säkert mellan bolagens ekonomisystem och systemet för koncernredovisning. Frågan berör saker som brandväggar, kryptering och IT-avdelningens processer, och Paul Heveus rekommenderar därför att prata med IT i ett tidigt skede.

– Tänk igenom era säkerhets-, börs- och IT-krav och kom överens med IT-avdelningen om vad som gäller. Annars kommer ni stöta på patrull i projektet, säger han.

Vill du förenkla din koncernredovisning? 

AARO är ditt kompletta system för koncernredovisning, konsolidering och analys, som används av över 200 koncerner över hela världen. Varannan svensk koncern väljer AARO när de behöver en ny lösning för koncernredovisning. 

Jag vill veta mer om AARO nu